O catering empresarial pode assumir formatos muito diferentes: desde uma reunião com clientes ou um pequeno-almoço de trabalho até uma ação de formação ou apresentação de produto. Independentemente do tipo de evento, cada detalhe influencia a experiência dos participantes e a escolha correta da loiça e dos acessórios é um dos aspetos que não deve ser deixado para a última hora.
Num catering empresarial, escolher uma boa loiça para catering é fundamental: pratos, copos, talheres, tabuleiros, guardanapos e recipientes não são simples acessórios. Devem facilitar o serviço, adaptar-se ao menu, adequar-se ao espaço disponível e transmitir uma imagem coerente com a empresa.
A boa notícia é que não é necessário complicar. Se souber que tipo de evento vai organizar e de que forma os participantes irão consumir os alimentos e as bebidas, será muito mais fácil determinar o material necessário e evitar a compra de produtos que acabem por não ser práticos.
Porque é importante escolher bem a loiça num catering empresarial?
Os eventos de empresa têm frequentemente um ritmo muito diferente de uma refeição tradicional. Os participantes podem entrar e sair em momentos distintos, conversar de pé, dispor de uma pausa de apenas vinte minutos ou participar numa reunião que deve ser interrompida o mínimo possível.
A loiça deve acompanhar esse ritmo.
Por exemplo, um prato grande e pesado pode funcionar perfeitamente num almoço sentado, mas tornar-se pouco prático durante um cocktail de networking. Da mesma forma, uma chávena elegante pode ser adequada a uma reunião de direção, enquanto um copo com tampa pode ser muito mais prático num pequeno-almoço durante uma ação de formação.
Uma escolha adequada ajuda a:
- agilizar a preparação e a arrumação;
- permitir que os participantes comam e bebam confortavelmente;
- reduzir derrames e pequenos acidentes;
- melhorar a apresentação dos alimentos;
- manter uma estética coerente com o evento;
- otimizar as quantidades e o orçamento;
- evitar a utilização de material desnecessário.
O objetivo não deve ser utilizar o máximo de loiça possível, mas dispor exatamente das peças necessárias para cada tipo de serviço.
Antes de escolher: analise o tipo de evento
Para organizar corretamente um catering empresarial, é importante definir primeiro as necessidades do evento e só depois escolher a loiça.
Antes de encher o carrinho com pratos, copos e talheres, vale a pena responder a cinco perguntas.
Quantas pessoas vão participar?
O número de convidados determina as quantidades necessárias, mas também pode alterar a forma como o serviço é organizado.
Uma reunião para dez pessoas permite preparar uma mesa com cada lugar cuidadosamente organizado. Num evento com cem participantes, pelo contrário, pode ser muito mais eficiente criar vários pontos de self-service.
Também é aconselhável prever uma pequena margem adicional em relação ao número esperado de participantes, de forma a cobrir presenças de última hora, peças que possam cair ou um consumo superior ao previsto.
Os participantes estarão sentados ou de pé?
Esta questão condiciona grande parte da escolha da loiça.
Para comer de pé, funcionam melhor pratos pequenos, recipientes fáceis de segurar, copos práticos e preparações que necessitem de poucos talheres.
Se cada participante tiver um lugar à mesa, pode optar por pratos maiores e organizar um serviço mais completo.
Que alimentos e bebidas serão servidos?
O menu deve ser sempre escolhido antes da loiça.
Um produto de pastelaria, um creme, uma salada, um prato com molho ou um aperitivo quente não necessitam do mesmo tipo de recipiente. Também é importante verificar as características específicas de cada produto quando é necessária uma resistência especial a gorduras, líquidos ou determinadas temperaturas.
Além disso, qualquer material destinado a entrar em contacto com alimentos deve cumprir a regulamentação aplicável aos materiais em contacto com os alimentos. Por isso, é sempre aconselhável verificar as condições de utilização indicadas para cada produto.
O mesmo se aplica às bebidas: café, água, refrigerantes, vinho ou cocktails exigem formatos diferentes.
Quanto tempo vai durar o serviço?
Num coffee break de quinze minutos, a rapidez é normalmente a prioridade.
Numa formação de oito horas, pelo contrário, podem existir vários momentos de consumo: pequeno-almoço, bebidas durante a manhã, almoço e uma nova pausa durante a tarde.
Nesse caso, é aconselhável calcular as necessidades de loiça para cada fase do dia, evitando tanto faltas como compras excessivas.
Que imagem pretende transmitir?
O catering empresarial também faz parte da apresentação global do evento.
Uma apresentação de produto, uma reunião interna e uma receção para clientes importantes podem exigir níveis de formalidade muito diferentes.
As cores, os materiais, os acabamentos e o design permitem adaptar facilmente a mesa ao contexto sem ser necessário criar uma decoração complexa.
Que loiça escolher consoante o tipo de catering empresarial?
Não existe um tipo de loiça perfeito para todos os eventos. A escolha certa depende sobretudo da forma como os participantes vão consumir os alimentos.
Reuniões e pequenos-almoços de trabalho
Durante uma reunião, o serviço deve permanecer em segundo plano e evitar interromper a conversa.
Para café, produtos de pastelaria, fruta ou pequenos aperitivos, pode recorrer a:
- copos ou chávenas para bebidas quentes;
- copos para água e bebidas frias;
- pratos pequenos;
- guardanapos de formato reduzido;
- tabuleiros para apresentar os alimentos;
- colheres ou mexedores quando forem necessários.
Uma dica útil é evitar peças demasiado grandes. Quanto mais compacta for a organização da mesa, mais espaço ficará disponível para computadores portáteis, documentos e outro material de trabalho.
Coffee breaks e ações de formação
Num catering empresarial organizado sob a forma de coffee break, a rapidez e a fluidez do serviço são fundamentais.
Os participantes dispõem normalmente de pouco tempo, pelo que convém criar um percurso simples: bebida, comida, guardanapo e saída da zona de serviço.
Pratos pequenos, copos fáceis de transportar e alimentos do tipo finger food ajudam a reduzir filas. Quando existe um grande número de participantes, também pode ser útil criar vários pontos de serviço.
Se o programa continuar depois da pausa, é importante prestar atenção aos resíduos e às zonas de recolha. Um espaço bem organizado evita que copos e guardanapos usados fiquem espalhados pela sala.
Almoços de empresa e reuniões de longa duração
Quando o serviço substitui uma refeição completa, a loiça deve oferecer maior conforto.
Pode ser necessário utilizar:
- pratos para refeições principais;
- pratos pequenos ou recipientes para entradas;
- talheres;
- copos;
- guardanapos de maior dimensão;
- tabuleiros e travessas para partilhar;
- pequenos recipientes para molhos ou acompanhamentos.
Num serviço buffet, opte por pratos resistentes, mas suficientemente cómodos para serem transportados com uma só mão.
Também é preferível evitar encher o prato com demasiados elementos pequenos que obriguem os convidados a fazer várias deslocações entre o buffet e o local onde estão a comer.
Cocktails, apresentações e eventos de networking
É provavelmente o tipo de evento em que a loiça desempenha um papel mais visual.
As miniaturas para catering, copinhos, pratos pequenos, colheres de degustação, cones ou recipientes individuais permitem apresentar diferentes preparações sem necessidade de montar uma mesa tradicional.
Neste tipo de catering empresarial, existe uma regra particularmente útil: o convidado deve conseguir comer confortavelmente enquanto continua a conversar.
Se precisar de um prato, uma faca, um garfo e ainda de uma mesa para provar um único aperitivo, o formato escolhido provavelmente não é o mais adequado para um evento em que os participantes circulam pelo espaço.
Que material escolher para a loiça?
Depois de definir o formato, surge outra decisão importante: o material.
Não existe um material universalmente melhor do que os restantes. É necessário ter em conta a estética, a resistência, o tipo de alimento, uma eventual necessidade de reutilização e as condições do serviço.
A escolha do material num catering empresarial depende, por isso, tanto do menu como do tipo de serviço e da imagem que se pretende transmitir.
Cartão e kraft
Os produtos em cartão são muito utilizados em pequenos-almoços, coffee breaks, degustações e serviços mais informais.
A sua estética simples adapta-se particularmente bem a eventos que procuram uma apresentação moderna e funcional. Existem pratos, copos, barquetas, tabuleiros e muitos outros recipientes disponíveis em diferentes formatos e designs.
É importante verificar sempre as especificações de cada produto, sobretudo quando se pretende servir líquidos, alimentos gordurosos ou preparações quentes.
Loiça reutilizável
Se procura uma apresentação mais cuidada sem necessariamente recorrer à loiça tradicional, os pratos, copos e taças reutilizáveis podem ser uma alternativa interessante.
Funcionam bem em eventos recorrentes, festas de empresa, receções e serviços em que a estética assume uma importância especial.
Antes de os escolher, deve também ter em consideração a recolha, o armazenamento e a lavagem.
Polpa e fibras vegetais
Os recipientes fabricados a partir de fibras vegetais apresentam frequentemente uma estética natural e estão disponíveis em pratos, taças, tabuleiros e muitos outros formatos.
Podem ser particularmente interessantes quando se pretende combinar uma apresentação simples com produtos rígidos e funcionais.
Tal como acontece com qualquer outro material, a compatibilidade com temperaturas elevadas, micro-ondas, líquidos ou alimentos gordurosos depende do produto específico e deve ser verificada antes da utilização.
Madeira e bambu
Espetos, palitos, talheres e pequenos acessórios de apresentação em madeira ou bambu podem dar um acabamento mais natural ao conjunto.
São especialmente indicados para degustações, aperitivos e porções de pequenas dimensões.
A apresentação também comunica
Imagine duas empresas a servir exatamente o mesmo menu.
A primeira utiliza pratos, copos e guardanapos escolhidos sem qualquer critério visual comum. A segunda mantém os mesmos tons, utiliza recipientes proporcionais ao tamanho de cada preparação e organiza a mesa de forma cuidada.
A comida pode ser exatamente a mesma, mas a perceção do evento muda completamente.
Não é necessário personalizar cada elemento com um logótipo para conseguir uma apresentação coerente. Por vezes, basta trabalhar com uma paleta de cores definida, manter um estilo de loiça homogéneo e limitar o número de materiais diferentes.
Em reuniões comerciais ou apresentações de produtos, esta coerência torna-se ainda mais importante, porque o catering empresarial passa a ser uma extensão da imagem que a empresa pretende transmitir.
Como calcular a quantidade de loiça necessária?
Comprar demasiado representa um gasto desnecessário. Comprar pouco pode tornar-se um problema a meio do evento.
Num catering empresarial, planear antecipadamente as quantidades ajuda a evitar tanto faltas durante o serviço como compras desnecessárias.
Uma fórmula simples para começar é:
Número de participantes × consumo previsto por pessoa + margem de segurança.
O consumo previsto depende do tipo de evento.
Num coffee break pode ser suficiente um prato pequeno por participante, enquanto os copos podem ter uma utilização superior se forem servidas várias bebidas ao longo do dia.
Os guardanapos também tendem a ser utilizados em maior quantidade do que os pratos.
Antes de efetuar a encomenda, prepare uma tabela simples com:
- número de participantes;
- diferentes momentos de consumo;
- quantidade de pratos necessários por serviço;
- copos de acordo com cada bebida;
- talheres em função do menu;
- guardanapos;
- recipientes e acessórios adicionais;
- margem de segurança.
Este pequeno planeamento pode evitar muitas compras de última hora.
Um exemplo simples
Imaginemos uma reunião para 50 pessoas em que serão servidos café, água, sumo, produtos de pastelaria e fruta.
Em vez de encomendar automaticamente cinquenta unidades de cada produto, pense na sua utilização real.
Cada participante provavelmente precisará de um prato, mas poderá consumir mais do que uma bebida. Os guardanapos também serão provavelmente utilizados com maior frequência do que os pratos.
O cálculo deve, portanto, ter em conta estes hábitos de consumo e só depois acrescentar uma margem razoável para imprevistos.
Erros frequentes ao escolher a loiça para um evento de empresa
Existem alguns erros fáceis de evitar.
Escolher a estética antes da funcionalidade
Um recipiente pode ser muito apelativo e, ao mesmo tempo, pouco prático para o alimento que pretende servir.
Primeiro o menu e a forma de consumo. O design vem depois.
Utilizar pratos demasiado grandes
É um erro especialmente frequente em cocktails e eventos em que os participantes comem de pé.
Um recipiente proporcional ao tamanho da porção é normalmente mais confortável e também melhora a apresentação do alimento.
Esquecer os pequenos acessórios
Colheres, mexedores, tampas, guardanapos, palitos ou recipientes para molhos podem parecer elementos secundários até ao momento em que fazem falta.
Inclua-os no planeamento desde o início.
Misturar demasiados estilos
Um pouco de variedade pode enriquecer a apresentação. Demasiada pode fazer com que a mesa pareça desorganizada.
Procure manter uma linha comum entre materiais, cores e formas.
Não pensar na arrumação
O evento não termina quando é servido o último prato.
Defina antecipadamente onde será colocada a loiça utilizada, como serão separados os diferentes resíduos e quem ficará responsável pela recolha em cada zona.
Checklist para preparar a loiça do seu próximo catering empresarial
Antes de fazer a encomenda, confirme se o seu catering empresarial está bem preparado através dos seguintes pontos:
- Quantos participantes são esperados?
- Os convidados estarão sentados ou de pé?
- Qual será o menu?
- Que bebidas serão servidas?
- Haverá um ou vários momentos de serviço durante o dia?
- Precisa de recipientes para alimentos quentes, frios, líquidos ou gordurosos?
- Os participantes terão uma mesa onde possam pousar o prato?
- Precisa de tampas ou de soluções para transportar alimentos?
- Que nível de formalidade exige o evento?
- Pretende manter um determinado estilo ou paleta de cores?
- Incluiu guardanapos, talheres e pequenos acessórios?
- Previu uma margem adicional?
- Como será feita a recolha no final do evento?
Se conseguir responder a todas estas perguntas, provavelmente já terá uma ideia bastante clara daquilo de que precisa.
A melhor loiça é aquela que facilita o evento
Um bom catering empresarial não consiste em encher uma mesa com o maior número possível de produtos. O objetivo é conseguir que tudo funcione de forma natural, prática e eficiente.
O prato deve adaptar-se ao alimento. O copo, à bebida. O tamanho de cada elemento, à forma como os participantes se vão movimentar durante o evento. E o conjunto deve refletir a imagem e o nível de formalidade que a empresa pretende transmitir.
Quando a loiça é bem escolhida, raramente chama a atenção como elemento isolado. Simplesmente permite que as pessoas comam, bebam, conversem e continuem a participar no evento com facilidade.
E essa sensação de que tudo funciona como deve ser é um dos melhores sinais de que um evento empresarial foi bem planeado.